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Smart Information – ist das erlaubt?

Ein Blogbeitrag von Ulrich Thiele

Von Anfang an wurden Anleitungen und andere Nutzerinformationen zu Produkten auf Papier mitgegeben, mal in hoher Druckqualität, mal als Beipackzettel mit Schreibmaschine. Irgendwann kam PDF auf den Markt, und damit die Frage, ob man die Druckvorlage nicht auch elektronisch weitergeben könne. 

 

Die Frage hat sich schleichend beantwortet: Viele, wenn nicht die meisten Nutzerinformationen, werden heute ungedruckt in Form einer PDF-Datei an den Kunden oder Betreiber gesendet. PDF hat also die Form der Weitergabe von Nutzerinformationen grundlegend verändert.

 

Und was ist mit Nutzerinformationen, die als Smart Information-Anwendungen auf Smartphones oder Tablets publiziert werden? Ist das denn erlaubt?

Die Gegenfrage: Warum denn nicht?

Ganz einfach: Weil (noch) dieselben rechtlichen Rahmenbedingungen gelten, die es dem Produkthersteller auch verbieten, statt einer gedruckten Version seiner Anleitung eine PDF-Datei an den Kunden zu mailen.

Juristen raten dazu, einmal genau die einschlägigen Regelwerke zu studieren, die sich mit Betriebsanleitungen und anderen sicherheitsrelevanten Dokumenten befassen, die der Kunden erhalten muss.

Ich werde einmal die wesentlichen Quellen zusammentragen, kurz einen Blick in die Rechtspraxis zur Auslegung werfen, und anschließend ein paar Lösungen erläutern, wie man als Produkthersteller dennoch gesetzes- und normenkonform elektronische Dokumente und Smart Information verteilen kann.


Die Idee des Gesetzgebers

Der Gesetzgeber strebt an, dass Nutzer mit Produkten von Herstellern sicher, umweltbewusst und wirtschaftlich umgehen können. Gesetzes- und normenkonforme Nutzerinformationen helfen dabei, Restrisiken zu erkennen, Gefahren für Umwelt und Personen zu vermeiden und das Produkt im Rahmen der Bestimmungsgemäßen Verwendung wirtschaftlich zu betreiben. 

Daher müssen die notwendigen Informationen dem Nutzer "unmittelbar" zur Verfügung gestellt werden.

 

Unter "unmittelbar" versteht man landläufig, dass nicht erst ein Adobe Reader heruntergeladen werden muss, ein Smartphone garantierten Kontakt zu seinem globalen oder lokalen Netz hat und ihm dabei nicht der Akku versagt. Also Papier.

 

Und nur Papier erfüllt alle Bedingungen einer zuverlässigen Verfügbarkeit der Nutzerinformationen. Rechtsanwalt Jens-Uwe Heuer-James antwortet dazu im Rechtsdienst der tekom: "... kann man leider nach bisherigem Rechtsstand nur darauf verweisen, dass die MRL nahelegt, die Dokumentation in Papierform zur Verfügung zu stellen und somit derzeit eine Zurverfügungstellung ausschließlich in elektronischer Form nicht zulässig ist. ..."

 

Wesentliche Regelwerke

Die wichtigsten Regelwerke, in denen sich Gesetzgeber und Normenausschüsse mit den Medien der Informationsverteilung beschäftigen, sind unten gelistet. Unter Produktsicherheitsrecht sind auch die Umsetzungen der EU-Richtlinien in deutsches Recht zusammengefasst, wie beispielsweise die Maschinenrichtlinie oder die Niederspannungsrichtlinie

Verschiedene Lösungsansätze

Ich werde nachfolgend einige Lösungen vorstellen, die die Anforderungen aus dem Rechtsraum für Nutzerinformationen allesamt bedienen. Allerdings mit unterschiedlichen Konsequenzen hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit und des Kundennutzens. Nur Lösungsweg 4 ist ideal für die  Umsetzung in eine Smart Information-Anwendung,  aus der quasi als "Abfallprodukt" eine amtliche Druckversion generiert werden kann.

Lösung 1: Konsequent nach Gesetzen und Normen

Fasst man die Aussage der einschlägigen Regelwerke für Nutzerinformationen zusammen, dann ergeben sich die folgenden Vorgaben:

Die 1. und 4. Bedingung stellen besondere Herausforderungen dar: 

  1. Für Unternehmen ist es unwirtschaftlich, neben einer gedruckten Fassung zusätzlich die modernere und nutzerbezogene Smart Information-Version zu erstellen und zu pflegen. Der einfachste Weg wäre eine Bildschirm- und Übertragungs-optimierte PDF-Fassung, die leicht aus der Druckversion abgeleitet werden kann. Allerdings bringt auch die optimierte PDF-Fassung eine Reihe von Nachteilen mit sich, die sie für ernsthafte Smart Information-Konzepte wenig brauchbar erscheinen lässt. Geringer Aufwand dafür steht für schlechte Usability mit geringer Smart Information-Eignung.
  2. Die Sicherheit der Nutzer lässt sich am besten über die Programmierung von Smart Information-Anwendungen realisieren – diese Forderung kommt modernen Anwendungen sehr entgegen: Berücksichtigt doch Smart Information in besonderer Weise doch die Qualifizierung und Fortbildung des Nutzers, kennt also dessen Sicherheitserwartungen und Sensibilität gegenüber Restgefahren.

Sicherlich wäre es ideal, wenn man nach dem Konzept des "Single Source Publishing" fallweise aus dem Quell-Content eine Druckversion, eine anwendungsbezogene PDF-Datei und eine Smart Information-Anwendung generieren könnte. Das geht, aber wo ich die Einschränkungen sehe, werde ich in einem gesonderten Blog-Beitrag erläutern.

Lösung 2: Abwarten

Nun könnte man sich ja fragen, wann der Gesetzgeber denn nun beschließt, einmal die Realität zu berücksichtigen und zur Kenntnis zu nehmen, dass der bei weitem meiste Informationsaustausch im 21. Jahrhundert über Smartphones stattfindet. Das ist Fakt. YouTube-Anleitungen nur noch auf Papier? Krass.

 

Wir wissen nicht, was die nächsten EU-Richtlinien (und damit deren Umsetzung in deutsches Recht) bringen werden, nur, dass heute eben Smartphones und damit Smart Information nicht gesetzeskonform für den Austausch rechtssicherer Informationen erlaubt sind.

 

Allerdings ist da ein kleiner Lichtschimmer am Ende des Tunnels aus dem Schlund der Ignoranz zu erkennen: Die Neuauflage der DIN EN ISO 82079 (Entwurf) enthält eine Menge an Vorgaben und Empfehlungen zur Verteilung von Nutzerinformationen auf elektronischem Weg. Aber: Es ist "nur" eine Norm, ein Gesetzes-Backup fehlt (noch).

 

Sobald also der Gesetzgeber den Zwang zu den heute noch obligatorischen Druckversionen aufgibt, und sobald sämtliche einschlägigen Regelwerke sich auf den wahlfreien Zugriff zu Informationen beschränken, können wir uns wiederum ausschließlich auf Smart Information-Anwendungen konzentrieren. Dann spielen druckorientierte sequentiell gegliederte "Dokumente" keine Rolle mehr, und wir können uns auf die Verteilung metadatengesteuerter zielgruppenorientierter Module mit hohem Anteil an "Rich Media Content" beschränken.

 

Also heißt es abwarten ...

Lösung 3: Mixed Media

Besonders clevere Unternehmen machen längst schon das, was uns auch in der Softwarebranche vorgemacht wurde: Trennen des Content in sicherheitstechnisch relevante Kapitel (die folgerichtig gedruckt vorliegen müssen) und solche, die als "Referenzmaterial" nicht unmittelbar und in einem Notfall zur Verfügung stehen müssen (die in elektronischer Form geliefert werden dürfen). Damit erfüllt man die Forderungen des Gesetzgebers (siehe oben).

 

Mit dieser Methode lassen sich leicht 80% des Druckaufwandes sparen. Allerdings erfordert dieses Konzept eine Menge Vorarbeit und einen hohen Aufwand des Änderungsdienstes, muss doch jeder Ergänzung zunächst analysiert werden auf ihre sicherheitstechnische Bedeutung. Hinzu kommt, dass genau diese Diskussion, nämlich die, was sicherheitstechnisch relevant ist und was nicht, in einem Rechtsfall unvorhersehbar entschieden werden könnte.

 

Dennoch: Mixed Media ist eine hervorragende und bewährte Lösung, um einerseits gesetzes- und normenkonform arbeiten zu können, dabei aber hohe Druckkosten deutlich zu reduzieren.

 

Allerdings sind wir hier nicht bei Smart Information angelangt: Das Ergebnis ist eine nach wie vor dokumentenorientierte Struktur, keinesfalls smart. Aber relativ einfach zu erzeugen, gesetzeskonform und druckkostensparend.

Lösung 4: Sequentiell arbeiten – aber Mobile First!

Der kleine Unterschied – gedruckt vs. smart

Um diese Lösung zu erklären, bedarf es zunächst einmal der Frage, wodurch sich gedruckte Fassung und Smart Information vom Content her unterscheiden. 

  • Die gedruckte Fassung muss nach den Inhaltsvorgaben und Strukturierungsempfehlungen der einschlägigen Normen zusammengestellt werden (insbesondere DIN EN ISO 82079, Kapitel 5). Diese Strukturierungsempfehlungen sind statisch und führen zu sequentiell vom Nutzer durchzuarbeitenden Kapiteln. So muss er sich die blockweise zusammengefassten allgemeinen Sicherheitshinweise aneignen, genauso wie so manche Handlungsanleitung, die für den Nutzer mit den geringsten Vorkenntnissen und Erfahrungen geschrieben wurden, auch wenn er eine höhere Qualifizierung nachweisen kann. Sequentielle monolithische Nutzerinformationen sind nach heutigem Wissensstand ein Relikt aus der Vergangenheit, das längst überholt ist.
  • Die Mobile Dokumentation oder die Smart Information-Anwendung sind beide für den Nutzer streng modular aufgebaut, berücksichtigen Rolle und Qualifizierung des Nutzers und kennen genau das (kundenspezifische) Produkt, zu dem der Nutzer Informationen benötigt. Aus Anwendersicht ist das das non-plus-ultra, benutzerfreundlicher geht es nicht. Der Anwender erhält keine Information, die er situationsbedingt nicht braucht, und keine, die er aufgrund seiner Qualifizierung nicht braucht. Kein Ballast mehr, durch den er sich bislang nutzlos durchkämpfen muss. "Information at your Fingertips".

Gedruckt First – machbar, aber unwirtschaftlich

Selbstverständlich ist es möglich, aus der gedruckten Fassung  auch die Smart Information-Inhalte in einem Content Management-System parallel zu verwalten – das ist zur Zeit auch der Ansatz der Hersteller von traditionellen Redaktionssystemen. Um das sauber zu machen, wäre allerdings eine gänzlich neuartige Metadaten-Architektur erforderlich, die in der Lage ist, aus den Modulen der Druckversion adhoc mit den vom Nutzer gelieferten Metadaten eine kontextbezogene Informationssammlung zusammenzustellen. Schwierig.

 

Programmtechnisch ist das machbar, jedoch sind aktuelle Redaktionssysteme auf diesen Workflow noch nicht eingestellt, so dass das wirtschaftlich und voll automatisierter funktionieren würde. 

 

Hinzu kommt noch ein wesentlicher inhaltlicher Hemmschuh: Gedruckte Versionen sind auf leichte Lesbarkeit auf Papier optimiert, es werden jedoch Texte für das Lesen auf mobilen Endgeräten gefordert, die anders aufzubauen sind, weil es sich am Kleinbildschirm anders liest. Zudem lebt Smart Information vor allem von neuen Visualisierungselementen, die sich problemlos auf den mobilen Endgeräten wiedergeben lassen, z. B. interaktive 3D-CAD-Elemente, Animationen und Anleitungsvideos. Der Content für Smart Information muss also gänzlich anders zusammengestellt werden, als der für den Druck. Und: Die Lesbarkeit von Informationen am Bildschirm ist Generationen-unabhängig geringer als auf Papier. Die Textinhalte müssen gänzlich überarbeitet werden, um die Lesbarkeit an die beiden unterschiedlichen Medien anzupassen. Das früher einmal hochgehaltene Ziel des Single Source Publishing hat damit in vielen Fällen seine Realisierbarkeit eingebüßt.

 

Der Weg also, aus der gedruckten Fassung parallel eine Smart Information-Anwendung abzuleiten, ist durchaus machbar, aber mit immensem Zusatzaufwand verbunden. Mit einem Wort: Aus einer mit statischer Struktur angelegten Nutzerinformation lässt sich ohne großen Zusatzaufwand kaum zugleich eine interaktive Anwendung mit erheblich höherem Integrations- und "Intelligenz"-Grad aufpumpen.

 

Andersherum geht es einfacher: Eine Druckversion lässt sich gut und automatisiert aus einer Smart Information-Anwendung ableiten, die dann durchaus regelkonform gedruckt werden kann.

 

Wie funktioniert Mobile First?

  • Texte, die für Mobile Endgeräte optimiert wurden, lassen sich genauso gut auch in der gedruckten Form lesen.
  • Statische Abbildungen bedürfen beim Downgrading auf die Druckversion keiner besonderen Eingriffe.
  • Zusätzliche Visualisierungselemente, wie Animationen oder Videos kann man automatisiert durch Textmodule ersetzen, die als Alternativen im Programmcode referenziert werden (wir kennen das aus HTML-Webseiten, zu deren Bildmaterial immer auch alternative Texte verborgen vorhanden sein können).
  • Voraussetzung ist, dass vorhandene Assets auf die Verwendung in Smart Information-Anwendungen optimiert werden, was einen hohen Anfangsaufwand erfordert. 
  • Diese Vorgänge lassen sich mit aktueller Metadatensteuerung automatisiert steuern.
  • Die Ausgabe für die Druckversion kann ebenfalls über Metadaten dann so zusammengestellt werden, dass den Forderungen der einschlägigen Normen hinsichtlich der Dokumentenstruktur genügt wird, und somit eine gesetzeskonforme Druckausgabe vorliegt. 

Mobile First – eine Aufwandsbetrachtung

Viele Unternehmen lassen sich zur Zeit vom scheinbar hohen Aufwand abschrecken, den die Mobile First-Lösung mit sich bringt. Tatsächlich wird es notwendig werden, die bisher geläufigen Erstellungsprozesse herumzudrehen: Die auf monolithische Strukturen aufgebauten heutigen Content Management-Systeme oder Redaktionssysteme arbeiten weiterhin modular, sind aber nicht mehr ausgerichtet, aus Modulen ein monolithisches Dokument zusammenzustellen, sondern werden stattdessen über eine Metadatensteuerung von außen – von der Anwenderseite aus – in real-time und im Responsive Design formatierte Module auf das mobile Endgerät publizieren. 

 

Zunächst müsste der Content selber, also die Anleitungstexte oder sonstigen Informationen nicht einmal angefasst werden. Aber das Content Management-System müsste funktionell erweitert werden. Hinzu kämen noch die Aufwendungen für die Produktion von Bewegbild-Visualisierungen, die später dann den Textumfang reduzieren könnten.

 

Insgesamt also durchaus aufwendig, aber eher konzeptionell und auf der Datenbankseite bzw. der Datenarchitektur. Nun müssen diese Veränderungen nicht in einem Schritt erfolgen, man könnte sich den Umbau durchaus in Phasen vorstellen.

Mobile First – Schritt-für-Schritt

Nachfolgend ein Prozessablauf, wie man ihn gestalten könnte (!). Dieser Ablauf ist nicht verbindlich oder typisch, gänzlich andere Schritte und Ansätze sind möglich. Das Bild soll nur zeigen, dass man durchaus über ein Content Delivery Portal oder eine vergleichbare Serverinstallation schrittweise den erforderlichen Initialaufwand strecken kann.

Fazit

Nach aktueller Rechtslage sind gemäß den Vorgaben der aktuellen EU-Richtlinien und der Rechtsprechung elektronisch weitergegebene Nutzerinformationen nicht erlaubt. Aber hier kommt es auf die dahinterliegenden Absichten des Gesetzgebers an.

 

Ein Mixed Media-Konzept und die mit heutigen Arbeitsmitteln leicht machbaren Mobile First-Ansätze dürften durchaus das Wohlwollen des Gesetzgebers erheischen können – zumal Smart Information grundsätzlich ja auch einige bisherige juristische Streitpunkte zum Zielgruppenbezug und zur Risikominimierung durch kompakte Informationen ausräumt. 

 

Dabei kann das Mixed Media-Konzept nur eine schnelle Lösung sein, um Einsparungen im Publikationsprozess zu reduzieren. Allerdings muss die Ausführung dieses Konzeptes kontinuierlich nachgepflegt werden.

 

Mobile First erfordert einen hohen Initialaufwand, ja, aber ermöglicht anschließend alle Wege einer Digitalisierungs-Strategie. Diesen Initialaufwand zu leisten, damit einfach zu beginnen, das sollte das Ziel aller Unternehmen sein, die Produktdokumentationen und sonstige Informationsprodukte liefern (müssen).

 

Vielleicht aber ... kommen wir dahin, dass wir nicht mehr über Print First und Mobile First reden, sondern nur noch über Data First? ;-)

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